Bij veel van onze klanten is het een vertrouwd ritueel. Aan het begin van het jaar wordt de begroting opgesteld, doelen worden vastgesteld en budgetten verdeeld. Maar zodra de zomer voorbij is en het einde van het jaar in zicht, ontstaat onrust. BusinessBuilding Finance mede- eigenaar Jan van Dijk en Finance Parter Reinier Wisse leggen uit.

“De realiteit blijkt in de loop van het jaar achter te lopen op de plannen, er moet nog van alles worden rechtgetrokken”, vertelt Jan. “Teams ervaren stress om de doelen alsnog te halen. Nieuwe plannen worden geschreven, maar de manier van werken verandert niet. De oorzaak ligt vaak dieper. Een jaarlijkse begroting is statisch en gaat uit van aannames die aan het begin van het jaar kloppen, maar gaandeweg niet meer up-to-date zijn.

Marktontwikkelingen, kostenstijgingen en veranderende klantvraag zorgen ervoor dat de uitgangspunten niet meer passen. Daarnaast ontbreekt in veel bedrijven de juiste financiële kennis in commerciële en operationele teams. Daardoor wordt er pas later in het jaar duidelijk waar de afwijkingen zitten en is er weinig tijd om te corrigeren.”

Voortschrijdend budget houdt de organisatie slagvaardig

We zien dat organisaties veel wendbaarder kunnen worden door hun financiële sturing te moderniseren”, vervolgt Reinier. “Dat begint met het werken met een voortschrijdend budget: in plaats van één keer per jaar een begroting vast te stellen, wordt de forecast regelmatig, bijvoorbeeld per maand, aangepast op basis van de meest actuele informatie. Zo blijft de begroting een dynamisch stuurinstrument en kunnen plannen tussentijds worden bijgesteld.”

Jan: “Een tweede belangrijke stap is het toepassen van de PDCA-cyclus. Door het ritme van plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen te verankeren in de organisatie, ontstaat een cultuur van continue verbetering. Het gaat niet alleen om financiële cijfers, maar ook om commerciële en operationele indicatoren. Door deze cyclisch te monitoren en te bespreken, zien teams eerder waar knelpunten ontstaan en kunnen ze tijdig ingrijpen.”

Samen werken aan inzicht en sturing

BusinessBuilding begeleidt bedrijven bij het opzetten van deze structuur. Samen wordt gekeken welke onderdelen van het budget het meest kritisch zijn en hoe vaak prognoses moeten worden bijgewerkt. “We helpen bij het ontwikkelen van heldere dashboards die de juiste signalen afgeven en ervoor zorgen dat teams niet overspoeld worden met data, maar gericht kunnen sturen”, aldus Reinier. “Daarnaast investeren we in de financiële kennis van de organisatie. We trainen teams zodat zij begrijpen welke impact hun beslissingen hebben op marges, cashflow en resultaat.”

Deze aanpak vraagt soms om een cultuurverandering. In veel bedrijven is men gewend om pas in het najaar te kijken of doelen gehaald worden. Door maandelijks of per kwartaal te reviewen, wordt succes veel eerder zichtbaar en kunnen afwijkingen tijdig worden gecorrigeerd. Dat vergt leiderschap. Het management moet laten zien dat bijsturen een teken van professionaliteit is, niet van falen.

De winst van continu financieel sturen

Het resultaat van deze werkwijze is merkbaar. Organisaties ervaren minder stress aan het einde van het jaar, krijgen beter voorspelbare resultaten en bouwen een cultuur op waarin leren en verbeteren centraal staan. Doelstellingen worden realistischer, cashflowplanning wordt betrouwbaarder en commerciële en financiële teams werken nauwer samen. Zo wordt het halen van de doelstellingen geen jaarlijkse gok meer, maar een continu proces dat de organisatie wendbaar en toekomstbestendig maakt.

Wil je weten wat er aan ongebruikt potentieel en resultaatverbetering in jouw MKB Grootbedrijf zit? Neem contact op met Jan van Dijk.