Iedereen kijkt naar dezelfde forecast, maar ziet iedereen dezelfde toekomst?

Bij het maandoverleg ligt de forecast op tafel. Precies waar de algemeen directeur om had gevraagd: niet alleen terugkijken, maar vooral laten zien waar de onderneming aan het einde van het jaar waarschijnlijk uitkomt.

Omzet €31,4 miljoen. EBITDA €3,2 miljoen. Voldoende liquiditeit.

“Geloven we dit?”, vraagt hij. Commercie knikt, maar Operations aarzelt.

Dat verschil zegt op dat moment meer dan de €31,4 miljoen op het scherm.

Eén onderneming, verschillende verwachtingen

In de forecast zit nog €4,2 miljoen omzet die voor het einde van het jaar gerealiseerd moet worden. Volgens commercie is de pipeline ruim voldoende. Operations ziet vooral de consequentie als de orders daadwerkelijk binnenkomen: de bezetting zit al tegen de grens, twee vacatures staan nog open en een belangrijke leverancier heeft langere levertijden aangekondigd.

Finance ziet weer iets anders. Als de omzet inderdaad komt, moet eerst worden ingekocht, geproduceerd en geleverd. De extra omzet levert resultaat op, maar vraagt ook werkkapitaal voordat het geld van klanten binnenkomt.

Iedereen kijkt naar dezelfde forecast, maar vanuit een andere werkelijkheid. De verschillen bepalen of €31,4 miljoen een haalbare verwachting is of vooral een goed doorgerekend scenario.

Een goede forecast dwingt een managementteam om die verschillende verwachtingen bij elkaar te brengen voordat de werkelijkheid bepaalt wie er gelijk had.

Het getal is niet de forecast

Veel ondernemingen hebben een forecast die financieel uitstekend in elkaar zit. Omzet leidt tot marge, kosten worden doorgerekend, investeringen en financiering zijn meegenomen en onderaan volgt het verwachte resultaat. De kwetsbaarheid zit meestal in de aannames.

Hoeveel van de commerciële pipeline wordt daadwerkelijk een order? Tegen welke prijs en marge? Wanneer kan Operations leveren? Welke capaciteit is daarvoor nodig? Wanneer wordt gefactureerd en wanneer komt het geld binnen?

€31,4 miljoen oogt nauwkeurig. Maar een forecast is niet betrouwbaarder omdat er één exact bedrag onderaan staat. De kwaliteit zit in de aannames achter dat bedrag.

Voor een directeur zit de waarde daarom niet in nóg een financieel overzicht. De forecast maakt zichtbaar waar commercie, operatie en Finance blijkbaar iets anders verwachten.

Een goede forecast organiseert tegenspraak

Een forecast eindigt vaak in één verwachting: één omzet, één resultaat en één beeld van het einde van het jaar. Maar voordat dat getal op tafel ligt, moeten de verschillen zichtbaar zijn.Commercie verwacht dat een grote order in oktober valt. Waar is dat op gebaseerd? Operations verwacht de extra productie aan te kunnen. Welke capaciteit is daarvoor beschikbaar? HR verwacht drie vacatures te vullen. Wat gebeurt er als dat zes weken langer duurt? Finance verwacht voldoende liquiditeit. Geldt dat ook wanneer klanten later betalen of de voorraad sneller oploopt?

Het doel is niet om optimisme uit de forecast te halen. Het doel is om te weten waarop dat optimisme rust.

Daar ligt ook een andere rol voor Finance. Niet de cijfers ophalen nadat iedereen zijn verwachting heeft ingeleverd, maar tijdens het proces blootleggen waar verwachtingen niet op elkaar aansluiten. Als Sales twintig procent groei verwacht terwijl Operations geen extra capaciteit voorziet, is dat geen rekenprobleem. Als de omzet fors stijgt terwijl de behoefte aan werkkapitaal nauwelijks verandert, verdient ook die aanname discussie.

Een goede forecast verzamelt niet alleen verwachtingen. Hij test of die verwachtingen samen één geloofwaardig verhaal vormen.

Een managementteam hoeft het niet direct met elkaar eens te zijn. Interessanter is waarom mensen verschillend naar dezelfde toekomst kijken. Juist daar zit informatie die in een spreadsheet gemakkelijk verloren gaat.

Dezelfde groei, een ander perspectief

De €4,2 miljoen extra omzet uit het maandoverleg laat dat zien. Commercie ziet omzet en marge. Operations ziet capaciteit en levering. Finance ziet ook de voorfinanciering.

Alle drie kunnen gelijk hebben. Materialen worden eerder ingekocht, voorraad en onderhanden werk lopen mogelijk op en leveranciers worden betaald voordat klanten betalen. De winst groeit op papier, terwijl de bankrekening eerst de andere kant op beweegt.

Het interessante is dat één omzetverwachting voor drie managers iets anders betekent. Pas wanneer die perspectieven samenkomen, ontstaat een bruikbare forecast.

Van één getal naar een bandbreedte

Een goede forecast hoeft daarom geen exact antwoord te geven. Een bruikbare bandbreedte kan voor een directeur veel meer zeggen.

Voor een directeur is het vaak waardevoller om te weten binnen welke bandbreedte de onderneming waarschijnlijk gaat presteren, welke aannames die bandbreedte bepalen en wanneer zichtbaar wordt dat de werkelijkheid een andere kant op beweegt.

Niet alleen: we verwachten €31,4 miljoen omzet.

Maar bijvoorbeeld: we verwachten tussen €29,2 en €32,5 miljoen. Om aan de bovenkant uit te komen moeten twee orders vóór oktober vallen, moet voldoende capaciteit beschikbaar zijn en hebben we tijdelijk €700.000 extra werkkapitaal nodig.

Dan gaat het gesprek niet meer over de vraag of €31,4 miljoen ‘klopt’, maar over wat er moet gebeuren om daar te komen — en wat het bedrijf moet doen als één van die aannames niet uitkomt.

Terug naar het maandoverleg

De algemeen directeur kijkt nog eens naar de €31,4 miljoen op het scherm.

“Dus commercieel kunnen we deze omzet halen?”

“Ja.”

“Operationeel kunnen we hem leveren?”

Een kleine aarzeling.

“Waarschijnlijk.”

“En kunnen we hem financieren?”

Nu kijkt iedereen naar de financieel manager.

De forecast heeft op dat moment nog geen beter getal opgeleverd. Wel een beter gesprek.

Een managementteam hoeft niet dezelfde verwachting te hebben. Het moet wel begrijpen waarom de verwachtingen verschillen, welke aannames eronder liggen en wanneer de werkelijkheid aanleiding geeft om die aannames te herzien.

Dat is een van de belangrijkste functies van forecasting: niet voorspellen wie er gelijk krijgt, maar zorgen dat de onderneming eerder ziet wanneer een aanname niet meer klopt.