Het is januari. De agenda’s lopen vol, de eerste rapportages worden opgevraagd en ergens op de achtergrond hangt de jaarrekening alweer in de lucht. Voor veel ondernemers en directies geen moment om naar uit te kijken. Te hoge accountantskosten, administraties die met moeite sluitend worden gemaakt, cijfers die vooral achteraf verklaren wat er misging.
“En toch,” zegt Jan van Dijk, partner bij BusinessBuilding Finance, “is dit precies het moment waarop je het verschil kunt maken. Juist nu zie je waar de pijn zit. De vraag is alleen: doe je er iets mee, of accepteer je dat het volgend jaar weer zo gaat?”
Jan schuift tijdens gesprekken vaak dezelfde stapel signalen naar voren: extra correctierondes, onduidelijke posten, veel mailverkeer met de accountant. “Dat voelt als een accountantskwestie, maar dat is het bijna nooit. De jaarrekening laat zien wat er eerder is blijven liggen.” Volgens Jan is de frustratie over hoge kosten vaak misplaatst. “Accountants zijn niet duur omdat ze controleren. Ze worden duur omdat ze moeten reconstrueren. Dan betaal je voor uitzoekwerk dat intern eigenlijk al gedaan had kunnen zijn.”
Van pleisters plakken naar structureel oplossen
In de praktijk ziet Jan dat veel organisaties jaar na jaar blijven repareren. “Er wordt net genoeg gedaan om het boekjaar af te ronden. Niemand heeft tijd om echt orde te scheppen, want het volgende kwartaal staat alweer voor de deur.” Hij noemt het een korte-termijnreflex met lange-termijnkosten. “Je denkt tijd te besparen, maar je koopt structurele inefficiëntie. Elk jaar opnieuw.
Bij een middelgrote organisatie waar wij instapten, duurde de jaarafsluiting maanden en lag de jaarrekening er standaard pas eind september. Niemand vertrouwde de cijfers volledig, waardoor besluiten werden uitgesteld. Na herinrichting van de administratie, heldere verantwoordelijkheden en maandelijkse afsluitdiscipline was de jaarrekening binnen drie weken rond. De accountantskosten daalden, maar belangrijker: het management durfde weer op cijfers te sturen.
Wat mij nog het meest opvalt is dat finance in veel organisaties een verdedigende rol heeft gekregen. Cijfers worden gebruikt om uit te leggen waarom iets zo is gelopen. Terwijl finance bedoeld is om te laten zien waar je naartoe beweegt. Zodra de basis klopt, verandert die rol vanzelf. Dan zie je dat gesprekken anders worden. Niet meer: ‘waarom is dit hoger uitgevallen?’, maar: ‘wat betekent dit voor onze keuzes volgend kwartaal?’ Dat is een totaal andere dynamiek. Kostenbesparing is zelden de juiste startvraag. Wie alleen focust op lagere accountantskosten, mist het grotere plaatje. Die kosten dalen vanzelf als processen logisch zijn ingericht en cijfers betrouwbaar zijn. De echte winst in rust en voorspelbaarheid. Geen verrassingen meer in maart. Geen paniek omdat een post toch anders blijkt te zijn. Dat geeft ruimte voor strategie, groei en betere gesprekken aan tafel.”
Waarom juist nu het juiste moment is
Het begin van het jaar ziet Jan als een natuurlijk kantelpunt. “Budgetten zijn vastgesteld, plannen liggen er. Dit is hét moment om te vragen: ondersteunen onze cijfers dit eigenlijk? Of lopen we straks weer achter de feiten aan?” Hij merkt dat organisaties die deze vraag durven stellen, vaak snel stappen zetten. “Niet groots of ingewikkeld, maar juist door dingen simpeler te maken.”
Tot slot maakt Jan één punt altijd expliciet: dit is geen administratief traject. “Dit is leiderschap. Als directie bepaal je of finance een noodzakelijk kwaad blijft, of een instrument dat helpt betere keuzes te maken. En eerlijk is eerlijk: geen enkele ondernemer wordt enthousiast van de jaarrekening. Tot het moment dat die laat zien dat je het écht onder controle hebt. Dan verandert alles.”
