Vorige keer stond in onze serie over het Financieel Groei Model de kracht van prognoses centraal. Deze week gaat het over bouwsteen twee: rapportages. En eerlijk gezegd: dit is het punt waar veel bedrijven struikelen.
Veel ondernemers zijn ervan overtuigd dat ze voldoende data verzamelen. Maar bij doorvragen blijken er óf alleen boekhoudrapporten te zijn (terugkijken) óf ellenlange Excel-bestanden waar niemand op stuurt. Met als gevolg:
- Signalering van problemen komt te laat.
- MT-overleggen gaan over gevoel in plaats van feiten.
- Groeiplannen voelen onzeker, alsof je autorijdt met beslagen ramen en een lege snelheidsmeter.
Een van onze klanten, een retailbedrijf, had maandelijks stapels rapporten, maar miste één simpel inzicht: de marge per productcategorie. Pas toen ze verkoopdata (Lightspeed) koppelden aan financiële data (Exact) in Power BI, zagen ze dat een hardlopende productlijn nauwelijks winst opleverde. Binnen 48 uur werd de prijsstrategie aangepast. Dát is de kracht van rapportages die aanzetten tot actie.
Goede rapportages zijn kort, visueel en actiegericht. Ze sturen, niet alleen informeren. Ze maken gesprekken met je team scherper, besluiten sneller en strategie concreter.
In de praktijk onderscheiden we vier vormen:
- Operationele rapportages – dagelijks of wekelijks.
Cashflow, voorraad, omzet vs. target.
Bijvoorbeeld: openstaande debiteuren boven een drempel? Dan krijgt het salesteam automatisch een seintje. - Tactische rapportages – maandelijks of per kwartaal.
Brutomarge per product, werkkapitaal, ROI op marketing.
Een dienstverlener ontdekte zo dat een specifieke klantgroep nauwelijks winstgevend was. De tarieven zijn daarop herzien. - Strategische rapportages – voor groei en investeringen.
Scenario’s, ROI, netto winstgroei.
Een productiebedrijf analyseerde drie uitbreidingsopties. Niet degene met de hoogste omzet, maar de variant met het sterkste cashflow-effect werd gekozen. - Stakeholderrapportages – richting bank, investeerder of directie.
Solvabiliteit, liquiditeitsratio’s, cashflowprognoses.
Een MKB-bedrijf kreeg een kredietlijn sneller goedgekeurd, puur omdat hun cashflowrapportage helder onderbouwde wat de bank wilde zien.
De vijf wetten van effectieve rapportages (die we telkens zien terugkomen)
- 1. Garbage In, Garbage Out
Foute data = foute beslissingen. Eén verkeerd geboekte factuur kan een hele cashflowplanning laten ontsporen. - 2. Less = More
Te veel cijfers geeft schijncontrole. Richt je op 5-7 KPI’s per niveau. - 3. 3-Lagen structuur
Één overzichtspagina voor directie, verdieping voor managers, ruwe data voor controllers. - 4. De trend wint van het getal
Een brutomarge van 40% zegt niets. Een daling van 40% naar 35% binnen drie maanden zegt álles. - 5. Elk rapport moet leiden tot actie
Geen ‘omzet daalde met 5%’, maar: ‘omzet daalde door minder herhaalaankopen – actie: gericht retentieprogramma starten.’
Wat het oplevert als je dit goed doet
Wanneer rapportages werken zoals ze bedoeld zijn, gebeurt er iets opvallends in organisaties:
- MT-overleggen duren korter, maar zijn inhoudelijk sterker.
- Commerciële teams sturen op prestaties van campagnes in plaats van onderbuikgevoel.
- Financiële discussies gaan niet langer over wie er gelijk heeft, maar wat er nu moet gebeuren.
- En misschien wel het mooiste: ondernemers ervaren rust én grip.
Onze vraag aan jou:
Welke rapportage was voor jou het moment waarop je écht anders ging sturen?
Of… wat mis je nu nog om met vertrouwen vooruit te kijken? Laat het ons weten.
