De begroting voor volgend jaar ligt op tafel. De onderneming verwacht opnieuw te groeien. Ook de financiële afdeling groeit mee en in het budget staan twee extra medewerkers. De algemeen directeur kijkt naar de financieel manager.
‘Waarom eigenlijk twee mensen erbij?’
Meer omzet betekent meer facturen, meer projecten, meer controles en meer rapportages. Bovendien nemen de eisen van accountant, bank en wet- en regelgeving toe.
‘Nemen we mensen aan omdat het bedrijf groeit, of omdat Finance meer werk krijgt?’
Noodzakelijk werk, maar niet echt iets om als directeur enthousiast van te worden. Een flink deel van de capaciteit op Finance wordt vaak nog gebruikt om gegevens te verzamelen, Excelbestanden aan elkaar te knopen, controles uit te voeren en rapportages te maken. De maandafsluiting duurt tien (!) werkdagen en de forecast vraagt iedere maand veel handwerk.
Een deel van het financiële werk moet gewoon gebeuren. De administratie moet kloppen, salarissen en belastingen moeten op tijd worden betaald en de rapportages moeten betrouwbaar zijn. Naarmate een onderneming groter wordt, neemt dat werk toe.
Misschien is één extra medewerker nodig en kan een deel van het andere werk worden geautomatiseerd. Wellicht zijn betere systemen nodig of moet het werk anders worden georganiseerd. Dat is de license-to-operate-kant van Finance: zorgen dat het noodzakelijke werk goed gebeurt, zonder dat de financiële afdeling vanzelf even hard groeit als de onderneming.
Wat draagt Finance bij aan het resultaat?
Stel dat de onderneming €45 miljoen omzet maakt. De omzet groeit, de marge blijft achter. Een productgroep groeit hard tegen een lagere marge. Een aantal grote klanten krijgt relatief veel korting. Bij projecten worden structureel meer uren gemaakt dan geoffreerd. Door de groei loopt ook het werkkapitaal op.
Finance kán eerder zichtbaar maken waar geld wordt verdiend en verloren.
Welke klanten leveren echt geld op? Op welke producten willen we groeien? Waar geven we korting terwijl onze capaciteit schaars is? Wat kost €15 miljoen extra omzet aan werkkapitaal? Welke investering levert voldoende rendement op?
Als betere financiële informatie en ondersteuning op €45 miljoen omzet een half procentpunt extra marge helpt realiseren, gaat het over €225.000. Per jaar!
Hebben we iemand nodig om meer financieel werk te verwerken? Of iemand die Sales, Operations en directie helpt betere beslissingen te nemen?
Voor beide zijn automatisering en betere rapportages nodig. Goede informatie maakt het mogelijk om die rol te vervullen. Meer mensen zijn daarvoor niet per se de enige oplossing.
Dat is het verschil tussen license to operate en value creation.
Bij een onderneming van enige omvang – en dat begint al vrij snel – zou Finance moeten helpen om betere omzet te verkopen, de marge te verbeteren, werkkapitaal vrij te maken en investeringen beter te beoordelen. Dan wordt de vraag bij die twee vacatures heel concreet:
‘Waar zien we deze investering volgend jaar terug in het resultaat?’
Wil je weten of jouw financiële organisatie vooral bezig is met het verwerken van werk, of voldoende is ingericht om bij te dragen aan betere bedrijfsresultaten? De Financiële Organisatie Scan van BusinessBuilding maakt zichtbaar waar de belangrijkste verbeterkansen liggen.
