Salesmodel
PDCA – Werkwijze en sctuctuur
Creeer een continue lerende omgeving en groeiende output
Als manager wil je graag dat je team blijvend goed presteert of zelfs een steeds betere prestatie levert. Door een vaste structuur te kiezen die goed bij de gewenste werkwijze past, ontstaat een repeterende situatie. Repeterende situaties lenen zich uitstekend om een continue lerende omgeving te creëren waar de medewerkers gezamenlijk dingen steeds beter doen.
Een methodiek om een continue lerende organisatie te creëren kan middels de Plan – Do – Check – Act (PDCA)-methodiek. Binnen deze methodiek zijn ook verschillende breinwetmatigheden van toepassing.
In het PDCA-model de volgende elementen:
- Plan; goed nadenken wat er moet gebeuren om de gewenste doelstellingen te behalen
- Do; het uitvoeren van deze activiteiten
- Check; het controleren / bekijken wat de resultaten hiervan zijn
- Act; bijsturen indien nodig
De fase van Plan:
- Besteed tijd aan het richten op het einddoel
- Laat mensen zich veilig voelen, creëer een omgeving waarin werknemers gedijen
- Een veilige omgeving vereist onder andere:
- Duidelijk beleid en strategie van management en leidinggevenden
- Heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- Zelfstandig handelen stimuleren
- Experimenteren is toegestaan (verlaagt angstgevoel) – Trial & Error
- Vertaal het doel naar kleinere stappen, niemand loopt in één keer een marathon. Splits het doel in kwartaal- of maanddoelen
- Vertaal deze kleinere doelen door naar activiteiten die gedaan moeten worden om dit tussendoel te behalen.
- Een veilige omgeving vereist onder andere:
De fase van Do:
In de Do fase ruimte voor de concrete activiteiten. Omschrijf de verschillende (kleine) stappen in deze do fase. Als leider blijf je je continue inzetten om je medewerkers te laten gedijen en de veilige omgeving te behouden.
Blijf, ook deze “Do” fase, zorgen voor de volgende aspecten:
- Heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
- Stimulatie van zelfstandig handelen
- Vooral zelf het goede voorbeeld geven
- Experimenteren is toegestaan (verlaagt angstgevoel)
- Trial & Error, fouten maken mag, daar kunnen we van leren
De fase van Check:
In de check fase analyseer je wat er is gepland en gedaan, om vervolgens te bekijken wat er goed is gegaan en waar je op kan bijsturen. Ook in de Check fase blijf je gebruik maken van het gedachtegoed zoals omschreven in de fases van Plan en Do. Blijf zorgen voor een veilige omgeving, waarin je medewerkers goed gedijen en zich daadwerkelijk kunnen ontwikkelen.
Daarnaast is het goed om resultaten te monitoren en te meten in plaats van te beoordelen. Beoordelen leidt tot een gevoel van onveiligheid en daarmee tot angstgevoelens bij medewerkers.
De fase van Act:
In deze fase ga je de bevindingen uit de Check fase inzetten om tot (nog) betere resultaten en output te komen. Je ontwikkelt je teamleden op verschillende momenten zoals teamoverleg of persoonlijke coaching. Omschrijf op welke momenten je jouw teamleden kan ontwikkelen.
Je bewerkstelligt in deze fase kleine en grote veranderingen. Van belang is dan de naaste ontwikkeling van de medewerker in ogenschouw te nemen. Een initiatief is beter in meerdere stappen te optimaliseren, dan het grotendeels af te keuren en te vragen om een nieuw initiatief. Dit laatste werkt namelijk niet motiverend voor de initiatiefnemer, daarnaast zakt het gevoel van zelfbeschikking weg en leidt het uiteindelijk niet tot een betere output. Meerdere keren een kleine opschaling geeft uiteindelijk meer resultaat en houdt daarnaast de motivatie en het gevoel van zelfbeschikking hoog.
Valkuilen in de praktijk
Een vaak voorkomende valkuil in de praktijk is dat onderdelen van de methodiek geen aandacht krijgen en er dus geen continue lerende omgeving ontstaat. Organisaties die direct doen, zonder goed na te denken wat er moet gebeuren. Ad hoc activiteiten en druk op de ketel zijn hiervan het gevolg. Of men bedenkt allerlei plannen en activiteiten, maar voert ze nooit uit; ze zijn alweer druk met een nieuw plan. Niet moeilijk om te bedenken dat de output nooit is zoals het had kunnen zijn.
Een andere grote valkuil is een niet veilige omgeving waarin gewerkt wordt. Medewerkers voelen controle en beoordeling in plaats van monitoring en de helpende hand.
Concluderend
Wil je komen tot een continue lerende omgeving met groeiende output, dan is continue aandacht voor alle facetten; plannen, doen, analyseren en aangepast doen. Wees zorgvuldig dat alle stappen genoeg aandacht en inzet krijgen maar zorg allereerst in de basis voor een veilige omgeving voor je medewerkers.