De PDCA-methodiek is geschikt voor vrijwel alle commerciële organisaties. De structurele aanpak kent vier fases:
  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act
Door de PDCA-methodiek te gebruiken, creëert u een continu lerende organisatie die steeds slimmer en effectiever wordt en daarmee meer resultaten behaald. De belangrijke voorbereidende fase: Plan In deze fase bedenkt u wat er moet gebeuren om de gewenste doelstellingen te behalen. Doelstellingen worden bepaald en vertaald naar activiteiten in een maand- en weekplan en prospects en klanten worden ingepland. Uitgangspunt hierbij is het vertalen van doelstellingen naar concrete activiteiten. Weten wat de allerbelangrijkste doelgroepen van je organisatie zijn, waarom deze bij je kopen en via welke kanalen je deze het beste kan bedienen. Dan komt de vertaling naar hoeveel activiteiten er nodig zijn en met welke conversies alle stappen van het verkoopproces doorlopen worden. Daarmee is het plan concreet genoeg om er mee aan de slag te gaan. Do: de uitvoering van het verbeterplan Nu de kaders zijn gesteld, is het zaak de benodigde acties te gaan uitvoeren. Het goedgekeurde plan met de naar activiteiten vertaalde zaken uit de Plan-fase vormt het uitgangspunt. Tijdens de uitvoering vindt een constante meting van de verbetermaatregelen plaats. Om straks de resultaten zuiver te kunnen meten, is het handig om maatregelen allereerst in het klein in een controleerbare omgeving te introduceren. U kunt dan goed peilen hoe het proces reageert op de verbetering. De uiteindelijke uitvoering vindt altijd plaats met alle betrokkenen in het betreffende proces, dus niet alleen met de mensen die betrokken zijn in het PDCA-traject.  Het spreekt voor zich dat het draagvlak ligt bij het hele team van medewerkers en niet slechts bij het management. Zo creëert u betrokkenheid en directe verantwoordelijkheid. Check: vergelijk de resultaten met wat u had willen bereiken In deze derde fase evalueert u of de uitgevoerde activiteiten het probleem dat u hebt gedefinieerd in de Planfase heeft opgelost. U controleert of alle doelstellingen zijn gehaald binnen de gestelde voorwaarden. Eventuele verschillen met de planfase worden in kaart gebracht. Waar nodig worden deze in de volgende fase bijgestuurd. In de Check-fase zorgt u er verder voor dat alle verbeterpunten worden geborgd voor zowel de korte als de lange termijn. Regelmatige controle van deze punten is daarbij een essentieel onderdeel. Act: stuur bij om gestelde doelen alsnog te bereiken In deze fase sturen we bij op grond van wat er in de vorige fase is vastgesteld. De medewerkers worden gecoacht en begeleid om het oorspronkelijk geplande resultaat alsnog te behalen. En dan? De vier stappen Plan, Do, Check en Act zijn niet zonder reden in een lemniscaat gegoten. PDCA vraagt namelijk een voortdurende ontwikkeling. Continu blijft u de processen analyseren en verbeteren en steeds weer doorloopt u daarbij alle stappen uit de cirkel. Hoewel de stappen en de volgorde daarvan binnen PDCA grotendeels steeds hetzelfde zijn, is de toepassing voor elke situatie en binnen elke organisatie weer anders. De grote overeenkomst zit hem in de voordelen die het PDCA-model biedt. Want wordt het lemniscaat eenmaal op de juiste wijze toegepast, dan geeft het veel houvast aan zowel individuele medewerkers als aan teams. Er is draagvlak en betrokkenheid. Omdat er kleine, gecontroleerde stappen worden gezet, kan snel er slagvaardig worden bijgestuurd. Samen richting blijvend resultaat Bij BusinessBuilding hebben we veel ervaring met het succesvol toepassen van diverse verandermodellen. Graag sparren we met u over hoe we uw mensen op de beste manier meekrijgen in het verbetertraject. Hoe we problemen oplossen met de juiste match op de juiste plaats. Samen richting een blijvend resultaat.