Door: Kris Kabo

In de huidige situatie werkt nagenoeg iedereen noodgedwongen plotsklaps vanuit huis. Geen keuze en per direct. Dit brengt uitdagingen mee voor leidinggevenden.

Er zijn natuurlijk ook voordelen. Thuiswerken bespaart reistijd en reiskosten, thuiswerkers melden zich minder vaak ziek en hun productiviteit ligt hoger. Maar hoe zorg je als leidinggevende voor een optimale samenwerking met je werknemers die niet fysiek aanwezig zijn op kantoor?

Faciliteren in virtuele communicatie

Je loopt niet even snel bij elkaars bureau langs om iets af te stemmen of uit te leggen wanneer er op afstand wordt gewerkt. Communicatie is dus een aandachtspunt. Gelukkig zijn er ruim voldoende apps en programma’s beschikbaar, waarmee je kunt samenwerken en communiceren op afstand.

Documenten deel je bijvoorbeeld met Microsoft Office 365 of Google Docs en gezamenlijke takenlijsten beheer je met een programma als Microsoft To Do. Met Microsoft Teams of Zoom kun je live je scherm delen en eenvoudig vergaderen op afstand.

Anders leidinggeven

Maar met alleen een set goede tools voor samenwerken op afstand ben je er nog niet. Deze samenwerkingsvorm vraagt om een bepaalde manier van leidinggeven. Je controleert niet zozeer je team, maar vertrouwt erop dat ze op afstand, zonder jouw directe supervisie, hun werkzaamheden goed uitvoeren.

Je beschouwt je medewerkers als professionals die hun doelen halen binnen de afgesproken termijn, zonder dat jij elke stap van dit proces begeleidt en monitort.

Elke medewerker zijn eigen KPI’s

Nu je je medewerker niet meer meemaakt tijdens elke stap van het proces, kun je daarop zijn functioneren ook niet meer beoordelen. Dit kun je wel doen op de door hem of haar behaalde resultaten. Spreek hiervoor met je medewerkers vooraf heldere KPI’s vast die binnen een afgesproken periode moeten worden gehaald.

Wees concreet en expliciet in je communicatie

Het non-verbale deel van onze communicatie bepaalt mede hoe een boodschap overkomt. Nu je dit deel mist in de communicatie op afstand, moet je er extra goed voor zorgen dat hetgeen je wilt overbrengen eenduidig overkomt, zonder ruimte voor een verkeerde interpretatie. Zorg er daarom voor dat je boodschap helder en concreet is, zowel in geschreven als in gesproken woord.

Vrijheid binnen grenzen

Je werknemers meer verantwoordelijkheden geven, betekent niet dat je ze vervolgens helemaal loslaat. Er is weliswaar vrijheid om werkzaamheden naar eigen inzicht in te richten, maar daaraan voorafgaand zijn duidelijke kaders gesteld. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat er op werkdagen tot 17:00 uur telefonische bereikbaarheid is en dat binnengekomen e-mails binnen 24 uur worden beantwoord. Zo weet een werknemer, ook zonder directe supervisie, waar hij aan toe is. Het zal hem of haar daarnaast helpen de werk-privébalans te bewaken.

Wees bereikbaar én benaderbaar

Komt een van je medewerkers met een vraag? Zorg dan dat je daarvoor bereikbaar én benaderbaar bent. Dat lukt waarschijnlijk niet op elk moment van de dag en dat hoeft ook helemaal niet, je kunt daar best tijdstippen voor afspreken. Wel moet je medewerker het gevoel houden dat hij bij je terecht kan als hij of zij zelf even niet verder komt.

Het spreekt voor zich dat je niet op elke vraag een kant-en-klaar antwoord geeft zodat je medewerker weer door kan. Wel voorzie je hem of haar van handvatten waarmee je teamlid zelf op zoek kan naar een geschikte oplossing. En deel de informatie met het hele team.

Vertrouwen

Hoewel elke vorm van leidinggeven gebaseerd zou moeten zijn op het vertrouwen in je werknemers, geldt dat helemaal voor het leidinggeven aan een thuiswerkteam, of een team van accountmanagers die het grootste deel van hun werktijd op klantbezoek zijn.

Wil je met ons sparren over succesvol leidinggeven op afstand aan jouw medewerkers? Over hoe je optimale resultaten behaalt samen met jouw team? Laat het ons weten. We delen graag onze jarenlange kennis en ervaring met je.