Vanuit BusinessBuilding richten wij ons dagelijks op het optimaliseren en inrichten van sales & marketing, zodat continuïteit ontstaat en een organisatie commercieel optimaal succesvol is. In veel gesprekken met ondernemers, uit literatuur over dit onderwerp en ook vanuit mijn eigen werkervaring, komt naar boven dat commercieel succes sterk verbonden is met de hele bedrijfsvoering. De organisatie goed inrichten of wijzigen, is een complexe uitdaging – juist doordat zoveel met elkaar verbonden is.
In dit artikel geef ik hiervoor een aantal handvatten, want ik ben ervan overtuigd dat de meeste organisaties nog veel te winnen hebben op dit gebied. Tenslotte leveren de beste organisaties, de beste resultaten voor haar klanten. Omdat hier kasten aan boeken over geschreven zijn, beperk ik dit artikel tot de volgende onderdelen.
Kernwaarden en organisatievorm
Een belangrijke eerste stap, is als organisatie vaststellen of de kernwaarden voor iedereen duidelijk zijn. Belangrijke kernwaarden die grote organisaties als Google maar ook veel kleine organisaties steeds meer omarmen, zijn integriteit, transparantie en kwaliteit. Dit lijken logische kernwaarden, maar als een organisatie bijvoorbeeld een oplossing niet volledig kan invullen, moet het die dan wel aanbieden? Dan zou op basis van integriteit (ook naar buiten) en kwaliteit, het voorstel niet uitgebracht moeten worden. Dit lijkt op het eerste gezicht niet commercieel, maar op de lange termijn leidt dit zeker tot meer tevreden klanten.
De moderne organisatievorm is zo plat mogelijk, waar gestuurd wordt op het ontwikkelen van een ondernemerscultuur. Alle medewerkers voelen zich sterk verbonden met het bedrijf en kunnen actief meedenken over verbeteringen. Dit laatste voelt wellicht als een poldermodel, maar niets is minder waar. Door de aanpak te optimaliseren en fouten te voorkomen, ontstaat efficiëntie op alle niveaus in een organisatie. Het jaarplan wordt vertaald naar een kort cyclisch planning van maximaal enkele weken (vergelijkbaar met software sprints) met duidelijke prioriteiten die bekend zijn bij de hele organisatie.
De medewerker
De definitie van een organisatie is een georganiseerde groep mensen met hetzelfde doel. De ideale organisatie is hiermee 1 op 1 afhankelijk van de kwaliteit van de medewerkers. Zijn alle medewerkers goed opgeleid, is er werkgeluk, voldoening over het uitgevoerde werk en waardering? Is er voldoende ruimte om mee te denken? Behalve dat de medewerkers voorwaardelijk zijn voor het succes, vertegenwoordigen ze ook vaak 70% van de kosten.
Belangrijk is, dat de bijdrage hoog is en ongewenst verloop afwezig is (bij een ideale organisatie 🙂). Steeds meer organisaties laten zien dat dit kan, terwijl de meeste organisaties nog graag een splitsing zien tussen management en medewerkers. Er wordt bij de moderne organisaties gesproken over een omgekeerde piramide, de managers faciliteren en coachen de medewerkers. Dit betekent dat de rol van de manager volledig moet kantelen wanneer de organisatie nog top-down is, zeker als we kijken naar de behoeften van nieuwe generaties medewerkers.
Het effect hiervan is dat medewerkers ook meedenkers worden. In plaats van dat de richting bepaald wordt door een kleine groep managers die voor een groot deel uit de operatie zijn, mag iedereen zijn stem laten horen. Essentieel hierbij is dat er vertrouwen is in de medewerker. Is er wantrouwen, dan is er geen vrijheid en wordt dit ingeruild voor meer controle en dashboards.
Bij een aantal organisaties verandert hiermee ook de beoordeling volledig. De medewerker die meer presteert, mag ook meer verdienen en dit mag zichtbaar zijn voor iedereen (transparantie). Het beoordelen gebeurt niet meer door het management, maar door een mix van functies, waaronder collega’s met dezelfde functie, zonder de eigen manager. Hierdoor ontstaat een objectieve beoordeling die tegelijk een veel groter gevoel van waardering brengt.
Digitalisering
Een belangrijke ontwikkeling de afgelopen 20 jaar is digitalisering. Dit zorgt ervoor dat details die vroeger over het hoofd gezien werden, nu het verschil kunnen maken. Er is veel meer informatie over de interne en externe gang van zaken, maar ook veel meer communicatie. Bijna elke organisatie heeft een team dat zorgt voor de juiste externe uitstraling en communicatie via alle media. Wat nog vaak mist, is een team dat de interne communicatie en tooling managet. Helaas ligt digitalisering vaak nog bij de IT-organisatie. Dit is prima voor de uitvoering, maar niet voor het ontdekken, introduceren en adopteren binnen de organisatie.
Een voorbeeld: er wordt een nieuwe medewerker aangenomen. HR of de Hiring Manager start het proces waarbij de medewerker op tijd zijn laptop ontvangt of een mail krijgt met de vraag wat over zichzelf te delen. De systemen worden ingesteld, een buddy wordt toegewezen, een bloemetje wordt besteld, et cetera.
Het grote voordeel van een dergelijke procesketen is dat er een versienummer aan te hangen valt. Dit kan een tool zijn zoals Monday.com, Jira of Notion, maar ook een eenvoudige checklist. Door regelmatig de processen te analyseren, ontstaat een betrouwbare en verbeterende organisatie. Door, zoals in het voorbeeld, nieuwe medewerkers op een kwalitatieve manier wegwijs te maken, vergroot de kans dat ze succesvol worden in hun nieuwe rol. Dergelijke processen en checklijsten zijn over heel veel onderwerpen te bedenken. Van onboarding van een nieuwe klant tot de aanpak van een sales-meeting. Ze vormen de ruggengraat van de organisatie.
Samenvatting
Zeer talentvolle medewerkers die op de juiste manier samenwerken, leiden tot de beste resultaten. Gaan deze talentvolle medewerkers bij een middelmatige organisatie werken, of willen ze bij de beste organisaties horen? Willen ze serieus genomen worden, goed begeleid met een hoge mate van vrijheid en ondernemerschap? Wil je een voorbeeld worden van een ideale organisatie met een duidelijke eigen cultuur, unieke oplossingen en bijzonder effectief in alles wat het doet? Ik hoop dat dit artikel daarvoor inspiratie brengt en het geloof en vertrouwen dat dit ook voor jouw onderneming mogelijk is.
Ik wens je veel succes met het bouwen aan je organisatie!
Door Johan Joldersma, Partner bij BusinessBuilding.
Wil je verder sparren over hoe de bedrijfsvoering in jouw onderneming kan bijdragen aan je commerciële succes? Neem dan contact op en we plannen een vrijblijvende koffie-afspraak.
jjoldersma@businessbuilding.nl / 06 – 5325 1666