De Nederlandse Vereniging van Mondhygiënisten is de beroepsorganisatie voor mondhygiënisten in Nederland. De vereniging staat borg voor professionele, preventieve mondzorg door de belangen van mondhygiënisten en consumenten zo goed mogelijk te behartigen.

Binnen de vereniging was behoefte aan het verbeteren van structuren en processen, zodat onder andere kon worden vastgesteld of medewerkers goed functioneerden binnen hun functie.

De samenwerking onderling en in de driehoek bestuur, directie en bureaumedewerkers verliep niet optimaal en de communicatie kon transparanter. Hierdoor liepen zaken niet soepel of ze bleven liggen.

Sjef de Graauw, een van de partners van BusinessBuilding, werd vanuit zijn netwerk benaderd door NVM-Mondhygiënisten met de vraag hen te helpen de organisatie te herstructureren. In het gesprek met voorzitter Manon van Splunter werd duidelijk dat de grootste behoefte lag in het op schrift stellen van taken en verantwoordelijkheden, het optimaliseren van de wijze waarop men met elkaar omgaat en het vergroten van transparantie in communicatie.

Allereerst heeft Sjef zich verdiept in de organisatie. Door middel van het bijwonen van meetings, het interviewen van medewerkers en bestuursleden en het doornemen van documenten als notulen, verslagen en beleidsdocumenten heeft hij zich een beeld gevormd van de status waar de organisatie zich in bevond. Dat beeld heeft hij verwerkt in aanbevelingen, die door het bestuur volledig zijn overgenomen.

Op basis daarvan is Sjef een interim traject gestart van ongeveer zeven maanden, en is samen met een projectteam van drie gekozen bureaumedewerkers binnen NVM aan de slag gegaan. Deze drie medewerkers hebben gewerkt aan de structuren binnen de vereniging, onder begeleiding en coaching van Sjef.

Het projectteam richtte zich op drie pijlers binnen de structuur in de vereniging:

• Het takenpakket met de bijbehorende verantwoordelijkheden en mandaten, voor zowel bestuur, directie als bureaumedewerkers;
• Projectmatig werken: hoe communiceren we bij de start van een project, wie heeft welk mandaat, wie beslist of een project doorgaat of niet;
• De vergaderstructuur: het analyseren van de huidige overleggen, bepalen welke nodig zijn en welke kunnen vervallen.

Naar aanleiding van het in kaart brengen van takenpakket en verantwoordelijkheden, zijn functieprofielen opgesteld door de mensen zelf, uiteraard geaccordeerd en gevalideerd door bestuur en directie. Het projectmatig werken is gestimuleerd en gefaciliteerd en er is inmiddels een heldere vergaderstructuur, zonder overbodig overleg.

Na het interim traject, waarin neurowetenschap een belangrijke rol speelde, is al een duidelijke verbetering in communicatie en transparantie waarneembaar. Men staat stil bij hoe gewerkt wordt binnen de structuur, men is zich van zaken bewust en collega’s wijzen elkaar op dingen die goed gaan of juist niet. Dit is een continu proces.

Bij partners van BusinessBuilding blijft de betrokkenheid, ook als een opdracht is beëindigd. Klanten mogen altijd mailen, bellen of appen. Voor NVM bleek de behoefte nog iets groter dan dat. Daarom is besloten tot een ‘onderhoudscontract’, waarbij door Sjef enkele dagdelen per maand coaching en begeleiding wordt gegeven aan zowel bestuur, directie als medewerkers.